Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto
Sosiaalihuollon asiakastietovaranto on osa valtakunnallisia Kanta-palveluita. Se mahdollistaa sosiaalihuollon asiakastietojen sähköisen tallentamisen, säilyttämisen ja käytön kansallisesti yhtenäisessä muodossa.
Asiakastietolaki velvoittaa sekä julkisia että yksityisiä palvelunantajia liittymään asiakastietojärjestelmällä Kanta-palveluihin ja sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttäjiksi 1.9.2026 mennessä.
- tietoturvaa
- asiakkaan palvelun laatua sekä
- tiedonkulkua palveluntuottajan ja hyvinvointialueen välillä
Tiedot näkyvät asiakkaalle Oma Kanta-palvelussa. Ostopalvelussa sosiaalihuollon palveluntuottaja tallentaa asiakastiedot hyvinvointialueen rekisteriin.
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen OID-koodi
1.2.246.10.32213238.10.0
Lainsäädäntö
Asiakas- ja potilastietojen kirjaaminen
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön ja palvelun antamiseen osallistuvan avustavan henkilön tulee kirjata asiakasasiakirjoihin asiakkaan palvelun ja potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan turvaamiseksi tarpeelliset ja riittävät tiedot.
Asiakastietolakia ei sovelleta
- omaishoitoon
- toimeksiantosopimuksella tarkoitettuun perhehoitoon eikä
- henkilökohtaisen avun työnantajamalliin.
Kirjaamisvelvoite ei koske sellaisia palveluja, joissa sosiaalipalvelun toteuttaa käytännössä yksityishenkilö, kuten esimerkiksi henkilökohtainen avustaja vammaispalveluissa, perhehoitaja lastensuojelussa tai tukihenkilö.
Lisäksi tukipalvelujen osalta E-P:n hyvinvointialueella sovelletaan asiakastietolain 17 § mukaista kirjaamisvelvollisuutta siten, että kirjaamisvelvollisuuden piiriin ei lueta yksityishenkilöiden lisäksi ateria-, kuljetus-, puhtaanapito- ja siivouspalveluiden sekä turvapalveluiden toteuttajia, joilla ei ole asiakastietojärjestelmää.
Toiminnasta raportoidaan sovittavalla tavalla huomioiden tarpeet ilmoittaa asiakkaan tilanteen muutoksista sosiaalihuollon järjestäjälle.
Henkilökohtainen apu toteutettuna ostopalveluna tai palvelusetelillä
Henkilökohtainen apu on vammaispalveluun kuuluva sosiaalipalvelu, jota voidaan toteuttaa yllä mainitun työnantajamallin lisäksi hyvinvointialueen omana palvelutuotantona, ostopalveluna tai palvelusetelillä.
Kirjaamisvelvoite koskee niitä palveluntuottajia, joilla on käytössään asiakastietojen käsittelyyn tarkoitettu tietojärjestelmä. Pääasiallisesti kirjataan sellaista tietoa, joka liittyy henkilökohtaisen avun tavoitteiden toteuttamiseen. Samalla noudatetaan tietojen minimoinnin ja yksityisyyden suojaamisen periaatetta.
Palvelun toteuttamistavasta riippumatta on pystyttävä tuottamaan välttämätön ja tarvittava tieto asiakkaan asiasta vastaavalle sosiaalihuollon viranhaltijalle muulla tavalla esim. puhelimitse tai salatulla sähköpostilla. Lisäksi toimijoilla on yhteydenottovelvollisuus hyvinvointialueen viranhaltijaan, mikäli asiakkaan tilanteessa tapahtuu muutoksia.
Hallituskatu 20
Sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaamisessa käytetään järjestelmästä riippumatta Sosmetan mukaisia asiakirjojen määrityksiä rakenteisesta kirjaamisesta. Mikäli palveluntuottajalla on ollut käytössään omia lomakepohjia, tulevat nämä korvautumaan Sosmetan mukaisilla asiakirjoilla.
Hallituskatu 20
Yhteys hyvinvointialueen ja palveluntuottajan asiakastietojärjestelmien välille syntyy rekisterinkäyttöoikeustoiminnallisuuden avulla.
Rekisterinkäyttöoikeuden myöntäminen edellyttää käyttöönottokoetta (hyvinvointialueen asiakastietojärjestelmä SosiaaliLifeCare – palveluntuottajan asiakastietojärjestelmä). Yksi koe riittää, vaikka useampi palveluntuottaja käyttäisikin samaa asiakastietojärjestelmää.
Näitä käyttöönottokokeita on suoritettu Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella alkuvuoden 2026 aikana, ja ennen kesää saamme kokeet tehtyä kaikkien alueellamme käytössä olevien järjestelmien kanssa.
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen OID-koodi on: 1.2.246.10.32213238.10.0
Hallituskatu 20
Käyttöönoton aikataulu ja tiedotus
Ensimmäiset rekisterinkäyttöoikeustoiminnallisuuden käyttöönottokokeet tehdään tammikuussa 2026.
Käyttöönotosta ja sen etenemisestä tiedotetaan infokirjeillä sekä infotilaisuuksissa verkossa. Voit ottaa myös yhteyttä sähköpostitse soshuollon.kantatuki@hyvaep.fi
Tutustu helmikuun infotilaisuuden materiaaliin
Tutustu huhtikuun infotilaisuuden materiaaliin
Seuraavat infotilaisuudet järjestetään elokuussa. Liity kokoukseen linkin kautta.
20.8.2026 klo 13.00-14.00 liittymislinkki
25.8.2026 klo 10.00-11.00 liittymislinkki
Hallituskatu 20
Hallituskatu 20
Kysymys Olemme kuulleet, että eri hyvinvointialueilla on erilaisia käytänteitä siinä, miten kirjataan vanhempien omista henkilökohtaisista asioita jatkossa. Osassa on avattu vanhemmille omat asiakkuudet ja osassa on kirjattu lasten kansioihin vain teemat käydyistä keskusteluista. Oletteko pohtineet, miten Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella tämä ratkaistaan Kantaan siirtyessä?
Vastaus Vanhemman omaa tietoa ei kirjata lapsen asiakirjoihin. Vain sillä tavoin kirjataan, mitä vanhemman tilanne vaikuttaa lapsen asiaan. Esim. voi kirjata, että vanhempi on vuorotyössä tai voi viitata vanhemman terveydentilaan yleisesti, mutta vanhemman terveystietoa ei käsitellä lapsen asiakirjoissa. Jos vanhemman terveyttä, raha-asioita tai muuta sellaista käsitellään sosiaali- ja terveyspalveluissa, kyseiset kirjaukset löytyvät niistä palveluista. Epäselvissä tilanteissa kannattaa aina olla yhteydessä lapsen asiasta vastaavaan sosiaalityöntekijään.
Kysymys Olemme yksityinen sosiaalihuollon palveluntuottaja. Pitääkö meidän hakeutua myös potilastietovarantoon sosiaalihuollon tietovarannon lisäksi, että esim. asiakkaiden lääkehoidon kirjaukset näkyvät. Eli, onko lääkehoito sosiaali- vai terveyspalvelua.? Palvelut ovat lyhytaikainen huolenpito ja asumisen tuki.
Vastaus Tuottamanne palvelut eivät tietojemme mukaan ole soteyhteisiä palveluita. Eli niissä ei toteuteta sosiaalihuollon palvelun lisäksi terveydenhuoltolain mukaista palvelua. Toimintaanne ei ole rekisteröity myös terveydenhuollon toiminnaksi eikä teillä tuoteta sosiaalihuollossa syntyvää potilastietoa. Näin ollen teiltä ei edellytetä potilastietojärjestelmän hankkimista.
Kysymys Mikä on E-P:n hyvinvointialueen OID-koodi?
Vastaus Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen OID-koodi on: 1.2.246.10.32213238.10.0
Kysymys Varmennekortti vaaditaan, kun Kantaan arkistoidaan asiakastiedot, kuten palvelutarpeen arviot, asiakassuunnitelmat, päätökset ja asiakkuuden alkamistiedot. Asiakastietojärjestelmään voi kuitenkin jatkossakin kirjautua tunnuksilla ja tehdä päivittäisiä kirjauksia esim. asiakkaan arjesta voi tällöin myös arkistoida Kantaan. Eli tällöin kaikille työntekijöille ei olisi välttämätöntä hankkia varmennekorttia, jos tekevät lähinnä päivittäisiä kirjauksia? Voivat tehdä myös toteuttamissuunnitelmaa ja arkistoinnin tekisi esimerkiksi sairaanhoitaja tai muu varmennekortin omaava työntekijä?
Vastaus Varmennekorttia ei tosiaan tarvita päivittäisten kertomusmerkintöjen tekemiseen tai arkistointiin. Mutta ei käsittääkseni myöskään toteuttamissuunnitelman arkistoimiseen. Kirjatessa varmennekorttia tulee käyttää sellaisten asiakasasiakirjojen arkistoinnissa, jotka vaativat sähköisen allekirjoituksen. Iäkkäiden palveluissa ei toteuttajilla ole tällaisia asiakasiakirjoja käytössä. Teillä varmennekortti tulee olla sellaisilla työntekijöillä, jotka hakevat asiakkaan tietoja Kannasta. Tällainen tilanne on esim. silloin, kun teille tulee uusi asiakas. Asiakasohjaus on ilmoittanut teille asian OID tunnuksen. Haette asiakkaan tiedot Kannasta ja tunnistatte oikean asian tuon OID:n perusteella ja tuotte oikean asian omaan järjestelmäänne. Tämän jälkeen kirjaaminen onnistuu ilman varmennekorttia. Mutta jos myöhemmin täytyy katsoa Kannan kautta jotain asiakkaan tietoja, esim. asiakassuunnitelmaa, onnistuu se vain varmennekortin turvin.
Varmennekortin osalta on kuitenkin hyvä huomioida se, että tietojärjestelmän käyttäjä tulee tunnistaa ja todentaa yksiselitteisesti ja tähän varmennekortti on suositeltavin tapa.
Kysymys Lastensuojelun tukiperheiden raportointiin kaivataan ohjeita. Tukiperheet raportoivat palveluntuottajalle tukiviikonlopun jälkeen kuulumiset. Tähän on ollut linkki. Palveluntuottaja taas on lähettänyt useamman viikonlopun koosteen pdf tiedostona sosiaalityöntekijälle. Kaivataan selkeää ohjetta jatkoon. Liittävätkö jatkossa tukiperheiden kirjaamaan raportin aina sen saavuttua esim. merkintä asiakkaan arjesta liitteeksi ja asiakirjalle teksti esim. tukiviikonlopun kuulumiset liitteenä? Vai liittävätkö useamman viikonlopun kuulumiset esim. sosiaalihuollon yhteenvedon liitteeksi erikseen sovituin määräajoin?
Vastaus Tukiperheen kirjaama raportti laaditaan asiakirjalle: muu asiakaskertomusmerkintä. Jos teillä on siinä ns. omaotsikkoja käytössä, niin se on hyvä otsikoida ”raportti tukiperheviikonlopuista ajalta xxx”. Sosiaalityöntekijöiden mukaan on ollut hyvä toimintatapa, että koonnit tehdään 3kk välein eli useamman viikonlopun voi liittää samaan dokumenttiin. Palveluntuottajille tukiperheet toimittavat raportin tukiviikonlopun kuulumiset kuten tähänkin saakka.
Kysymys Meillä on yksiköissä nuoria, joista osa on vielä alaikäisiä. Oletuksena käsittääkseni on, että tiedot luovutetaan huoltajille (ellei ole mitään erillistä muuta syytä, miksi näin ei tehdä). Käsittääkseni alaikäisten kohdalla aina pitää arvioida hänen kehitystasoaan ja sitä onko hän tarpeeksi kypsä kieltämään tietojensa luovuttamisen huoltajilleen, mikäli alaikäinen kieltää tietojen luovuttamisen. Olemme ymmärtäneet, että meillä palvelussa ei kuitenkaan ole oikeutta arvioida sitä, luovutetaanko tieto huoltajille vai ei, vaan ohjeet ovat olleet, että meidän tulee viivästää tieto ja olla asiasta yhteydessä asiakkaan sosiaalityöntekijään. THL mukaan tulisi asiakirjakohtaisesti määritellä, näytetäänkö tieto huoltajille vai ei. Tarkoittaako tuo asiakirjakohtainen määrittely sitä, että jokaisesta kirjauksesta tulisi keskustella nuoren kanssa erikseen, jos hän on sallinut tietojen näyttämisen huoltajalle?
Vastaus Alaikäistenkin kohdalla on voimassa perustilanne, että tiedon saa näyttää huoltajalle. Tällaista kiistatonta kirjausta ei tarvitse kysyä erikseen sosiaalityöntekijältä. Ainoastaan, jos alaikäinen haluaa kieltää tietojensa näyttämisen, tulee asiasta ilmoittaa sosiaalityöntekijälle ja pyytää hänen ratkaisunsa siihen (tälle ajalle asiakirjan voi viivästää tai ”jemmata” hetken aikaa koko kirjausta). Ja toinen tilanne on sellainen, jossa palveluntuottajan ammattihenkilö omasta aloitteestaan arvioi, että on olemassa jokin perustelu sille, että asiakirjaa ei näytetä. Sama menettely. Jos sosiaalityöntekijä on heti alussa viivästänyt tai rajoittanut koko sosiaalihuollon asian, niin silloin nämä merkinnät periytyvät myös palvelutuotannon asiakirjoille.
Uusittu Opas sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimivaan yhteistyöhön ilmaisee asiaa näin:
Aikuisten asiakkaiden kohdalla ammattilainen voi perustellusta syystä rajoittaa asiakirjojen näyttämistä OmaKannassa kahdella tavalla. Asiakirjan näyttämistä voi joko viivästää määräaikaisesti tai asiakirjan voi jättää pysyvästi näyttämättä käyttämällä erityissisältömerkintää. Myös palveluntuottajan roolissa toimiva työntekijä voi rajoittaa tietojen näyttämistä käyttämällä viivästämistä tai erityissisältömerkintää. Viivästämistä ja erityissisältömerkintää on mahdollista käyttää myös silloin, kun laaditaan asiakirjoja alle 18-vuotiaalle asiakkaalle. Kuitenkin alaikäisten asiakkaiden asiakirjoja tallentaessa tulee aina ottaa kantaa myös siihen, luovutetaanko asiakirjaa alaikäisen asiakkaan huoltajille, muille laillisille edustajille ja muille tiedonsaantiin oikeutetuille henkilöille. Lapsella on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen edellä mainituille henkilöille, mutta kielto-oikeuden hyväksymisestä on lopullisesti vastuussa lapsen omatyöntekijä, lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä tai muu palvelunjärjestäjän vastuutyöntekijä. Palveluntuottaja ei voi itsenäisesti tehdä tätä ratkaisua. Palveluntuottajan tulee arvioida laatimiensa asiakirjojen kohdalla sitä, onko tietojen luovuttamista huoltajille, muille laillisille edustajille ja muille tiedonsaantiin oikeutetuille henkilöille syytä rajata, vaikkei lapsi sitä erikseen kieltäisi. Tässäkin tilanteessa lopullisen ratkaisun tekee palvelunjärjestäjä. Sosiaalihuollon OmaKantaan liittyviä perusperiaatteita on kuvattu tarkemmin Kanta-käsikirjan luvussa 5 Sosiaalihuollon OmaKanta.
Hallituskatu 20